PORTAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CADENA S.A
CADENA S.A es una compañía especializada en (i) ofrecer soluciones de intercambio electrónico de documentos empresariales, (ii) prestar servicios de ingeniería de intercambio electrónico; iii) tener los niveles y capacidades de servicio, alojamiento, seguridad y confidencialidad requeridos para dar cumplimiento a la normativa colombiana y a los estándares internacionales para este tipo de servicios y iv) contar con el certificado ISO 27001:2013 y la habilitación por parte de la DIAN como proveedor tecnológico para proveer los servicios de factura electrónica bajo la Resolución 002546 del 7 de abril de 2017 de la DIAN cuya vigencia va desde el 7 de abril de 2017 hasta el 8 de abril de 2022 y en general con todas las certificaciones y habilitaciones necesarias para actuar como tercero en el proceso de facturación electrónica, bajo las normas vigentes aplicables.
DEFINICIONES
Se entenderá por:
- Factura electrónica: De conformidad con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 y aquellos que los adicionen, modifiquen, aclaren o sustituyen, “es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente”.
- Acceso On Line (o en línea): término que se utiliza para referirse al hecho de que una aplicación está conectada a una red informática por medio de la cual se facilita su acceso y uso en cualquier momento.
- Accesos: nombre genérico utilizado para referirse a las conexiones que de manera simultánea o concurrente pueden utilizar el servicio e-FACTURA.
- Claves de acceso: combinación de letras, números y signos que deben teclearse al iniciar la ejecución de un programa, terminal, equipo o punto de red, generalmente para poder acceder a él o a partes del mismo. En ocasiones se utiliza el término procedente del inglés password en vez de clave de acceso.
- Cliente: Es el obligado y quien opte por facturar, de conformidad con el Decreto 2242 de 2015, entendiéndose por este la persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de aplicación del Decreto 2242 de 2015 y que como quien deba u opte por facturar electrónicamente en las condiciones que se establecen en dicho Decreto.
- Usuario: persona(s) natural(es) que hace(n) uso del servicio de facturación electrónica de CADENA S.A y que actúa en representación de la persona natural o jurídica contratante del servicio anteriormente descrito.
- Contrato o acuerdo: hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.
- Titular de la cuenta: hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en Cadena.
- Plan: hace referencia a las condiciones de uso que tienen un usuario según el pago que haya efectuado de acuerdo a los servicios adquiridos.
- Servicios adicionales: hace referencia a servicios adicionales ofrecidos por CADENA S.A, los cuales no necesariamente hacen parte de un plan específico, pero son ofrecidos a los clientes como complemento. Estos servicios podrían tener o no tener un costo adicional el cual será informado al cliente interesado para su respectiva aprobación. El cobro de estos servicios será ADICIONAL al plan previamente seleccionado y será facturado al cliente según el modelo de pago previamente seleccionado.
- Datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
- Responsable del tratamiento de datos: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que acepta la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de carácter personal. Para efectos del servicio e-FACTURA el responsable es EL CLIENTE.
- Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, presta los servicios descritos en el presente contrato, y para ello, pudiera tener acceso a los datos personales del CLIENTE.
- Tercero: Para los efectos del presente contrato es CADENA S.A, quien, de conformidad con el Decreto 2242 de 2015, es la persona natural o jurídica que prestará al Cliente, los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en el artículo 7 de dicho Decreto, así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación. El proveedor tecnológico garantiza que ha surtido el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en el artículo 12 de dicho Decreto.
- Certificado en relación con las firmas digitales: mensaje de datos firmado por la entidad de certificación (proveedor de firma), que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.
- Sitio o sitio web: hace referencia al sitio donde se prestan los servicios de facturacion electrónica que Cadena ofrece.
- Sistema: hace referencia a la plataforma usada por Cadena para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.
- Aplicación Móvil: hace referencia al software que ofrece CADENA y el cual podría estar disponible para dispositivos móviles tipo Smartphone o Tablet.
TÉRMINOS Y CONDICIONES
Al acceder, navegar o usar el sitio o sitio web de CADENA S.A., el usuario admite haber leído y entendido los presentes Términos y Condiciones de uso, susceptibles de cambio, sin previo aviso por parte de CADENA S.A. y cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables que hagan parte de la legislación colombiana y las determinaciones que CADENA S.A. tenga al respecto de su uso. El usuario que no esté de acuerdo con esto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por CADENA S.A. Si el usuario representa una PERSONA JURIDICA, sociedad civil y/o comercial, corporaciones y/o fundaciones, está dando por entendido que acepta los términos y condiciones estipulados en este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente a CADENA S.A. y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato.
Adicionalmente, cuando el usuario utilice cualquier servicio o información suministrados en este sitio web, estará sujeto a las reglas, guías, políticas, términos y condiciones aplicables a dicho servicio.
Capacidad de Celebración de Contratos
De acuerdo a la normatividad vigente colombiana las partes intervinientes en la suscripción del presente Contrato o Acuerdo, poseen suficientes atribuciones para la firma del mismo o deben tener la capacidad legal de acuerdo a la autonomía de la voluntad y la normatividad aplicable; por lo tanto, las partes reconocen capacidad legal necesaria para poder llevar a cabo la celebración y declaran expresamente que actúan de forma libre, voluntaria y no viciada.
Se entenderá por parte de CADENA S.A. que el usuario antes de aceptar los términos y condiciones posee pleno conocimiento de que tiene la capacidad legal para celebrar contratos en representación de la persona que se estipule como usuario, aquellos que no posean la capacidad requerida de acuerdo a la normatividad colombiana deberán tener la correspondiente autorización de sus representantes legales, los cuales serán responsables por las conductas asumidas por sus apoderados.
Registro y Uso del Sitio
Para acceder a los servicios ofrecidos desde la aplicación de CADENA S.A., es obligatorio diligenciar completamente el formulario que se habilita a la hora de registrar una cuenta, con la información USUARIO (datos personales y/o datos empresariales) de manera exacta, precisa y autentica, además adquiere el compromiso de realizar la actualización de datos de ser necesario. Se entenderá por parte de CADENA S.A. que cualquier información ingresada en estos formularios se realiza bajo la gravedad de juramento y por lo tanto exonera a CADENA S.A de poseer información falsa sobre cualquier usuario, los Usuarios garantizan y responden, en cualquier caso, de la exactitud, veracidad, vigencia y autenticidad de los Datos Personales ingresados.
CADENA S.A permite el ingreso de una cantidad definida de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta.
Si se verificara o sospechara un uso fraudulento y/o malintencionado y/o contrario a estos Términos y Condiciones y/o contrarios a la buena fe, CADENA S.A tendrá el derecho inapelable de dar por terminado el contrato y en consecuencia dar de baja las cuentas e interponer las denuncias penales a las que haya lugar. CADENA S.A se reserva el derecho de solicitar algún comprobante y/o dato adicional a efectos de corroborar los Datos Personales, así como de suspender temporal o definitivamente a aquellos Usuarios cuyos datos no hayan podido ser confirmados. En estos casos de inhabilitación, podrá dar de baja la compra efectuada, sin que ello genere derecho alguno a resarcimiento, pago y/o indemnización. El usuario se compromete a notificar a CADENA S.A en forma inmediata y por medio idóneo, cualquier uso no autorizado de su Cuenta, así como el ingreso por terceros no autorizados a la misma, se precisa que está prohibida la venta, cesión, préstamo o transferencia de la Clave y/o Cuenta bajo ningún título.
El usuario declara y garantiza bajo la gravedad de juramento, que sus recursos provienen de origen licito y que ni sus representantes legales ni accionistas han sido condenados ni se encuentran investigados por delitos relacionados con actos de corrupción y lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), que no está incluido en las listas restrictivas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC o aquellas otras listas de criminales y terroristas que por su naturaleza generen un alto riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
CADENA S.A se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud de registro o de cancelar un registro previamente aceptado, sin que esté obligado a comunicar las razones de su decisión y sin que ello genere algún derecho a indemnización o resarcimiento.
Información de la cuenta
Una vez registrado, el usuario dispondrá de una clave de acceso o password que con su dirección de email le permitirá el acceso confidencial, seguro y personalizado, esta Clave es de uso personal, y su comunicación a terceros no implicará responsabilidad de CADENA S.A en caso de utilización indebida, negligente y/o incorrecta, por lo que se obliga a conservar la confidencialidad de su Clave de acceso y en consecuencia asume totalmente la responsabilidad por el mantenimiento de la confidencialidad de su Clave de acceso registrada en el sitio web, la cual le permite efectuar compras, solicitar servicios y obtener información. El Usuario tendrá la posibilidad de cambiar la Clave de acceso, para lo cual deberá sujetarse al procedimiento establecido.
El usuario se obliga al momento de utilizar el aplicativo ofrecido por CADENA S.A a no emplear el servicio con fines ilícitos o ilegales en beneficio propio ni de terceros, bien sea remunerado o no y a no publicar información que vulnere derechos de terceros, respecto de los cuales no se encuentre autorizado.
El usuario es el único responsable frente a cualquier reclamación o acción legal, judicial o extrajudicial, iniciada por terceras personas que pudiera imputarse a cualquiera de las partes que hacen parte de la relación comercial, basada en el contenido de las facturas electrónicas y/o datos o información suministrada por el Usuario, en consecuencia, el Usuario del aplicativo de CADENA S.A., manifiesta ser dueño de la información que ingresa y por ninguna circunstancia dicha información será propiedad de CADENA S.A., así mismo, el Usuario reconoce que los nombres y signos distintivos, así como el software que desarrolle o adquiera para el control o administración de servicios o de alguna de las actividades que estos comprendan y todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes y documentos producidos en ejecución del presente Contrato serán de propiedad de CADENA, quien también será titular de la totalidad de derechos económicos, de reproducción y distribución respecto de los mismos.
Adicionalmente, CADENA S.A., no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software.
En ningún caso CADENA S.A. pagará un monto mayor al valor total de la suscripción mensual, a título de indemnización, multa, compensación, resarcimiento, descuento, honorarios legales, penalidades, acciones, perdidas, sentencias, costos o gastos de representación, de cualquier naturaleza, derivados del contrato.
En el caso de que el Usuario de por finalizada la relación comercial, tendrá a su alcance la información suministrada, sin embargo, en ningún caso, CADENA S.A., tendrá la obligación de hacer entrega en algún formato especifico o de realizar ningún proceso de migración ya que únicamente se ingresan datos para su procesamiento con el objeto de su funcionamiento y uso.
Descripción del Servicio
CADENA S.A ofrece diferentes planes con el fin de tener alternativas para sus usuarios. Cada usuario es autónomo para seleccionar el plan que más se ajuste a sus necesidades. La descripción e información general de cada plan estará publicada en el sitio web. El usuario podrá cambiar de plan cuando lo considere necesario.
Dentro de las obligaciones establecidas para el usuario se encuentra (i) cancelar el valor del servicio prestado, de acuerdo a lo estipulado en el plan, (ii) cumplir con los requisitos que, respecto del obligado a facturar, exige la administración tributaria de Colombia, (iii) a no utilizar los servicios contratados por medios o con fines ilícitos, o expresamente prohibidos por el Ordenamiento Jurídico Colombiano, o cuyos efectos puedan vulnerar o lesionar derechos, intereses o bienes de CADENA. Asimismo, se abstendrá de realizar cualquier actividad que pudiera dañar, sobrecargar, deteriorar o impedir la actividad del servicio facilitado por CADENA, (iv) mantener la seguridad y la correcta utilización de las claves de acceso de sus usuarios, así como de adoptar las medidas necesarias para garantizar su confidencialidad, (v) garantizar que es propietario, emisor o receptor, de las facturas electrónicas distribuidas por medio de los servidores gestionados por CADENA, y que cumple con lo establecido en la normativa fiscal aplicable, (vi) garantizar que la información suministrada a CADENA para realizar las facturas electrónicas es verídica y que la misma cumple con las normas tributarias y fiscales.
Alcance y nivel de servicio
El servicio se llevará a cabo por medio de una interfaz Web, disponible desde cualquier conexión a internet. En este sentido el Usuario exonera a CADENA S.A. de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de las interrupciones de disponibilidad del servicio, motivadas por causas fuerza mayor o fuera de su control. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) el módem o router, (ii) el sistema informático del usuario, (iii) el software de navegación, (iv) virus, (v) interconexión de redes telefónicas y eléctricas, (vi) RDSI, (vii) frame relay, (viii) ADSL, (ix) Indisponibilidad de la plataforma tecnológica desde donde se accede al servicio de e-FACTURA, y/o cualquier otra infraestructura de transporte o telecomunicaciones utilizadas por el Usuario, por ende ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de CADENA S.A..
CADENA S.A. podrá sin previo aviso interrumpir de forma temporal la disponibilidad del servicio, cuando por motivos de seguridad así lo estime conveniente o por reestructuración y/o mantenimiento de los recursos informáticos utilizados para la prestación del mismo, sin embargo, procurará notificar con la antelación que considere pertinente para evitar perjuicios en el procesamiento de datos o de información.
Medios de pago
El cobro generado por CADENA S.A para el uso del servicio será ejecutado por medio de una pasarela de pagos (tercero). CADENA S.A no guardará información de tarjetas de crédito utilizadas para pagar el servicio ofrecido. CADENA tiene la potestad e independencia de seleccionar o cambiar el proveedor tecnológico utilizado para el cobro de los servicios ofrecidos, así como habilitar los medios disponibles para realizar dicho cobro.
Con la aceptación de los términos y condiciones y posterior suscripción del plan elegido, el usuario es consiente que se realizarán cobros recurrentes según los periodos, planes y servicios ofrecidos por Cadena S.A.
Para los eventos de reversión de pago debe atenerse a lo dispuesto en el artículo 51 de la ley 1480 de 2011 Estatuto del Consumidor, y aquellas que las modifiquen, aclaren o sustituyan.
Interrupción y Terminación del Servicio
CADENA S.A. podrá dar por terminado la presente relación comercial, en los siguientes eventos:
- Por iniciativa del USUARIO si CADENA incumple los deberes y compromisos contenidos en este instrumento y no subsana la dificultad en el término de treinta (30) días calendario. En tal caso, el USUARIO podrá dar por terminado el servicio ofrecido al vencimiento del término estipulado, siempre que haya cumplido con todas y cada una de las obligaciones a su cargo.
- Por iniciativa de CADENA si el USUARIO incumple los deberes y compromisos contenidos en este instrumento.
- Por mora en el pago por parte del USUARIO.
- Por la ocurrencia de un evento de fuerza mayor o caso fortuito que no sea posible superar en treinta (30) días contados desde la ocurrencia del evento.
- Incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones esenciales de cualquiera de las partes.
- Por la imposibilidad en la ejecución del objeto del contrato.
- Por providencia judicial que así lo ordene.
- El conocimiento que cualquiera de las partes llegue a tener acerca de la inclusión de la otra parte en listas o reportes negativos relacionados con el Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
- Las demás causas establecidas en el presente contrato y en las normas legales vigentes.
CADENA S.A. se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal.
Limitaciones
Seguridad de la cuenta
CADENA S.A. custodiara la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta con CADENA S.A. y dispondrá de las medidas que encuentre a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, sin embargo, no se atribuirá la responsabilidad de garantizar su confidencialidad por lo cual no responderá por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar.
Política De Privacidad
Modo de uso de las cookies
Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, CADENA S.A, realizará actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes, en este sentido podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad para información para fines analíticos.
Análisis de datos
Al hacer uso de la aplicación de CADENA S.A. y crear su cuenta, el Usuario acepta que CADENA S.A. y/o terceros utilicen esta información para fines comerciales, adicionalmente suministre, transfiera, comparta y analice los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, filiales, vinculadas o subordinadas en Colombia o cualquier otro país.
Legislación Aplicable
La declaración de nulidad de cualquier término constante en este instrumento y/o de cualquier ítem de sus anexos no implicará en la nulidad de este contrato y tampoco perjudicará su eficacia, siempre que sea mantenida la base del negocio buscada por las partes en el momento de la aceptación del mismo. Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO EMPRESARIAL CADENA
1.NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GRUPO EMPRESARIAL CADENA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: GRUPO EMPRESARIAL CADENA podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO EMPRESARIAL CADENA y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL CADENA]: i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de GRUPO EMPRESARIAL CADENA ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de GRUPO EMPRESARIAL CADENA, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de GRUPO EMPRESARIAL CADENA y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, GRUPO EMPRESARIAL CADENA no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario
divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de GRUPO EMPRESARIAL CADENA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
GRUPO EMPRESARIAL CADENA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO EMPRESARIAL CADENA advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en GRUPO EMPRESARIAL CADENA se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GRUPO EMPRESARIAL CADENA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y constitucionales que regulan la materia. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GRUPO EMPRESARIAL CADENA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GRUPO EMPRESARIAL CADENA: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Derecho a solicitar frente a GRUPO EMPRESARIAL CADENA la actualización o rectificación de sus datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el GRUPO EMPRESARIAL CADENA incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE GRUPO EMPRESARIAL CADENA: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GRUPO EMPRESARIAL CADENA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como
Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
(i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRUPO EMPRESARIAL CADENA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: GRUPO EMPRESARIAL CADENA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El GERENCIA DE RIESGOS de GRUPO EMPRESARIAL CADENA será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico habeasdata@cadena.com.co, llamar a la línea telefónica de GRUPO EMPRESARIAL CADENA, La Estrella teléfono (4) 378 66 66, o radicarla en la siguiente dirección:
OFICINA DIRECCIÓN La Estrella (Medellín) Carrera 50 # 97A Sur - 150
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 CADENA S.A procederá a enviar un correo electrónico a sus clientes y empleados, publicar un aviso en su Intranet dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de GRUPO
NOMBRE Cadena S.A Cadena Courrier S.A.S TAG Cadena S.A.S D’Valor S.A.S Cadena Apps S.A.S.
DOMICILIO Carrera 50 # 97A Sur - 150 Carrera 50 # 97A Sur - 150 Carrera 50 # 97A Sur - 150 Carrera 34 # 13A – 87 Carrera 50 # 97A Sur - 150
MUNICIPIO - DEPARTAMENTO La Estrella – Antioquia La Estrella – Antioquia La Estrella – Antioquia Yumbo – Valle del Cauca
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO EMPRESARIAL CADENA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 01 de octubre de 2013. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.cadena.com.co
